La constitución de una comunidad de propietarios es uno de los primeros pasos a dar en una obra nueva. Debe estar conformada por quienes cuenten con una vivienda o con un local comercial en una misma finca. Los mecanismos que rigen la creación de esta entidad están establecidos en la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) y en el Código Civil.

En el artículo 2 de la LPH se establece que “las comunidades se regirán, en todo caso, por las disposiciones de esta Ley en lo relativo al régimen jurídico de la propiedad, de sus partes privativas y elementos comunes, así como en cuanto a los derechos y obligaciones recíprocas de los comuneros”.

El establecimiento de una comunidad es necesario desde el punto de vista operativo. Sirve para acordar la contratación de servicios básicos, planificar el mantenimiento de las instalaciones y contratar a los trabajadores necesarios para las tareas de limpieza y seguridad.

La comunidad también tiene a su cargo el cobro de las cuotas de mantenimiento de los espacios comunes.

Pasos a seguir para la constitución de una comunidad de propietarios

La oficialización de una comunidad debe realizarse durante la primera junta de vecinos que se celebre. Pero, antes de la convocatoria, deben cumplirse ciertos requisitos. Por ejemplo:

Tener el Título Constitutivo de la Propiedad Horizontal

Es necesario disponer de una copia de este documento, en el que se detallan las características de la finca: número de plantas del edificio, la cantidad de viviendas y su descripción… El título constitutivo debe solicitarse en el Registro de la Propiedad correspondiente.

Adquirir y diligenciar el Libro de Actas

En este libro se recogerán los acuerdos de las diferentes reuniones que se llevarán a cabo. Antes de poder utilizarse, debe ser legalizado en el Registro de la Propiedad. Las normas que regulan este trámite se recogen en el artículo 17 de la Ley 49/1960 de la Propiedad Horizontal.

El encargado del trámite debe ser el Presidente de la Comunidad o el Administrador de la misma.

Convocar a la Junta Constituyente

Una vez que se tienen los documentos necesarios, los organizadores deben convocar la primera Junta de Propietarios. Todos los propietarios, sean o no vecinos, deben ser notificados, además del promotor del edificio si cuenta con alguna propiedad aún sin comercializar.

En esta primera reunión deben designarse los cargos de Presidente y de Secretario; además hay que decidir si se contará con los servicios de un administrador externo o si el cargo será cubierto por alguien de la propia Junta.

La definición de los órganos de gobierno de una comunidad, su método de elección y sus roles se regulan en el artículo noveno de la LPH.

Otros temas a abordar en esta primera reunión son:

  • Elaborar y redactar los Estatudos de la Comunidad, que posteriormente deberán ser entregados en la oficina de Registro de la Propiedad.
  • Crear un fondo de reserva obligatorio del 2,5 % del presupuesto anual, según dicta el artículo 21 de la LPH.
  • Autorizar las firmas de cada propietario.
  • Fijar las cuotas de los propietarios.
  • Decidir sobre la apertura de una cuenta bancaria en la entidad más conveniente.

Todas las funciones de la Junta están especificadas en el artículo décimo de la LPH. Hay que tener en cuenta que el acta debe estar rubricada por el Presidente de la Comunidad y por el Secretario.

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Solicitar un número de Identificación Fiscal de la Comunidad

El siguiente paso es darse de alta en Hacienda para obtener el CIF. Los requisitos que deben presentarse para este trámite suelen ser:

  • El Libro de Actas
  • La fotocopia de la primera página del Libro de Actas y de las hojas en las que se encuentra el acta de la junta constituyente.
  • Original y fotocopia del DNI del Presidente o del Administrador.

Además de lo mencionado, debe rellenarse el modelo 036 de Hacienda. Es importante contactar con la oficina local de la Agencia Tributaria para informarse bien sobre los requisitos, ya que estos pueden variar.

¿Quién debe encargarse de la creación de una comunidad de propietarios?

Lo más frecuente es que sea la promotora, es decir, la empresa o el particular encargado de construir y comercializar las viviendas, quien organice la primera Junta de Propietarios.

Si esto no ocurriera, los vecinos de la comunidad podrían requerir que se celebrase una junta constituyente. Para ello se necesitan las firmas de la cuarta parte los propietarios.

Aunque en la actualidad muchas comunidades funcionan “de hecho” y sin haber establecido una Comunidad de Propietarios, es muy recomendable que los dueños de las viviendas se encarguen de constituirla formalmente para asegurar la buena organización interna del edificio.