Un administrador de fincas tiene una serie de funciones y ocupaciones que ha de cumplir en todo momento. De hecho, los propios vecinos pueden exigirle a esta figura el cumplimiento de las mismas. Por ello, no está de más conocerlas.

Así pues, en este artículo vamos a hablarte de cuáles son las responsabilidades de un administrador de fincas detalladas una a una.

Responsabilidades del administrador de fincas

1. Tener la titulación

Esta es la primera responsabilidad del administrador. Si no se tiene la titulación necesaria, no se está autorizado legalmente para realizar estas funciones.

2. Estar colegiado

Es decir, estar inscrito en el Colegio de Administradores de Fincas y responder ante cualquier tipo de negligencia que pueda cometer.

Pero además de estas dos obligaciones principales, tiene muchas otras que pueden dividirse en tres sectores diferentes. El primero de ellos es el económico, contable y de asesoría; el segundo haría referencia a lo relacionado con la secretaría y el tercero serían tareas de gestión y conservación.

Efectivamente, alguien con la formación adecuada puede gestionar una comunidad de propietarios, pero no puede decir que es una administrador de fincas al no estar colegiado. Será un Gestor de Fincas o cualquier otra denominación que haga referencia a sus funciones.

Así pues, vamos a detallar cada una de estas áreas de actuación y las tareas que comprenden.

3. Servicios económicos, contables y de asesoría

En este apartado se engloban muchísimas acciones que te explicaremos a continuación:

– Facturación y cobro de las cuotas mensuales de la Comunidad de Propietarios.

– Custodia de los fondos de la comunidad.

– Control, reclamación y gestión amistosa de cualquier recibo impagado por parte de cualquier vecino.

– Control y actualización de la Comunidad de Propietarios de manera periódica.

– Verificación de gastos y creación de los presupuestos anuales.

– Ejecución de los acuerdos que apruebe la Junta de Propietarios.

– Creación de contratos civiles o mercantiles que requiera el desarrollo de la actividad de la comunidad.

– Asesoramiento de la comunidad sobre propiedad horizontal siempre que sea necesario.

4. Secretariado

Esta área también engloba varias tareas:

– Creación y envío de las circulares y convocatorias para juntas extraordinarias y ordinarias. Lo ideal es dejar constancia de cómo se realizarán estas notificaciones.

– Asistencia en persona a las juntas para llevar a cabo un acta de sesión que se firmará tras la reunión y se volcará en el libro correspondiente para después enviarla a todos los propietarios.

– Redacción y difusión de circulares, cartas, escritos, notificaciones y cualquier otro tipo de documento que deba ser entregado a propietarios o a organismos privados o públicos.

– Firma de los certificados donde se estipule la situación de las deudas que existen en la comunidad.

– Firma de los acuerdos comunitarios en los que se manifieste cualquier deseo o petición de los vecinos.

– Salvaguarda y custodia de todos los ficheros de datos. Además, estos deberán estar actualizados tanto en papel como digitalmente.

– Custodia y actualización del libro de actas.

– Tratamiento y salvaguarda de los datos personales de los que disponga la comunidad. Esto debe llevarlo a cabo siguiendo la Ley Orgánica de Protección de Datos.

5. Gestión y conservación de la comunidad

Para llevar esto a cabo adecuadamente, el administrador tiene que cumplir con las siguientes labores:

–  Contratación de servicios y suministros que sean necesarios o deban ser sustituidos siempre con la autorización de la comunidad.

– Atención a las llamadas y avisos que los vecinos hagan sobre averías y siniestros y establecimiento de las medidas necesarias para paliar estos problemas.

– Valoración de los inmuebles para contratar un seguro para el edificio adecuado a las necesidades de la comunidad de vecinos.

– Seguimiento de los siniestros acompañando a la aseguradora para conseguir que todo se solucione de la manera más rápida y adecuada posible.

– Control administrativo de todas las obras y trabajos de conservación y mantenimiento. Desde el contacto con los profesionales hasta la exposición de condiciones y presupuestos a los vecinos.

Todas estas son las tareas que ha de llevar a cabo un adminitrador de fincas para que la comunidad que gestiona funcione adecuadamente.

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