¿Cómo convocar una reunión de propietarios sin administrador?

La junta de propietarios es uno de los órganos de gobierno esenciales de las comunidades de vecinos. Según la ley debe realizarse una – al menos – cada año.

Asimismo, el presidente de la comunidad tiene la potestad de convocar una reunión de propietarios extraordinaria cada vez que lo considere oportuno. También pueden solicitarla los propietarios, siempre y cuando representen el 25% de las cuotas de participación de la comunidad.

Muchos dueños, e incluso algunos presidentes, suelen preguntarse si la presencia de un administrador es indispensable para la celebración de las juntas.

Si bien en la práctica suele ser el administrador quien realiza la convocatoria, en la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) no se especifica que esta figura deba estar presente de forma necesaria. De esto se desprende que su participación no es obligatoria.

¿Cuáles son los requisitos para convocar una reunión de propietarios?

Para ajustarse a derecho, la convocatoria a una junta de propietarios, tanto ordinaria como extraordinaria, debe especificar:

• La fecha y hora donde se realizará la reunión, además del lugar indicado.
• La orden del día, que incluye los temas a tratar.
• El listado de los propietarios morosos.

A esto se suma que la citación a la reunión anual deba hacerse con un mínimo de seis días de anticipación. Si se trata de una junta extraordinaria, ha de comunicarse con tiempo suficiente para que llegue a todos los interesados.

La misma Ley de Propiedad Horizontal establece que, para que las decisiones de la junta tengan validez legal, el acta ha de cerrarse con las firmas del presidente y del secretario de la junta.

Según el artículo 19.2, este documento también debe reflejar las siguientes circunstancias:

a) La fecha y el lugar de celebración.
b) El autor de la convocatoria y, en su caso, los propietarios que la hubiesen promovido.
c) Su carácter ordinario o extraordinario y la indicación sobre su celebración en primera o segunda convocatoria.
d) Relación de todos los asistentes y sus respectivos cargos, así como de los propietarios representados, con indicación, en todo caso, de sus cuotas de participación.
e) El orden del día de la reunión.
f) Los acuerdos adoptados, con indicación, en caso de que ello fuera relevante para la validez del acuerdo, de los nombres de los propietarios que hubieren votado a favor y en contra de los mismos, así como de las cuotas de participación que representen.

Como se observa en este listado, la presencia del administrador no es preceptiva, aunque podría serlo en los supuestos en los que también ejerce la función de secretario, algo que establece el artículo 20.1.E de la LPH.

En definitiva, ¿puede convocarse una reunión de propietarios sin que esté presente el administrador?

La ley expresa que la presencia del administrador de fincas como tal no es obligatoria para que los acuerdos de la junta de propietarios tengan validez legal.

No obstante, dependiendo de cómo estén repartidas las funciones de gobierno de la comunidad, pueden darse las siguientes situaciones:

Roles de administrador y secretario separados

En el supuesto de que las funciones de administrador y secretario las desempeñen personas distintas, no habrá problema, pues solo se requiere la firma de este último para rubricar el acta y la participación del administrador en la junta puede limitarse a convocar la reunión de propietarios a requerimiento del presidente.

Presidente con rol de secretario

Si el presidente de la comunidad es quien ejerce el cargo de secretario y administrador, la junta se llevará a cabo sin administrador.

La ley posibilita que sea el presidente quien desempeñe ambos roles, “salvo que los estatutos o la junta de propietarios por acuerdo mayoritario, dispongan la provisión de dichos cargos separadamente de la presidencia”.

Administrador que acumula el cargo de secretario

Aun cuando un tercero, ajeno o no a la comunidad, acumule las funciones de administrador y secretario, su presencia no es determinante.

En este caso, la junta puede elegir un nuevo secretario como primera medida de la asamblea en cuestión. Será este el encargado de ratificar el acta con su firma.

Presidente que actúa temporalmente como secretario

Otra opción es que haya sido el presidente quien haya realizado la convocatoria y, aunque no ostente los cargos de administrador y secretario, se entiende que ambos son roles auxiliares al suyo. El presidente de la comunidad puede actuar como secretario, rubricando el acta de la reunión.

Acta sin firmas de secretario ni presidente

Existe todavía otra posibilidad para que se otorgue validez a lo determinado en una reunión de vecinos, incluso sin la firma del presidente y del secretario.

Según una sentencia del Tribunal Supremo fechada el 25 de abril de 1992, si existe una decisión mayoritaria entre los propietarios la falta de firma no priva de legalidad los acuerdos alcanzados. Para ello es necesario que la junta haya sido convocada de manera legal, es decir, a requerimiento del presidente.

Te interesa:

Los 5 funciones de un administrador de fincas que toda comunidad de vecinos debe conocer

El rol del administrador va más allá de las juntas de propietarios

Pese a ser un cargo no constituyente de las juntas de propietarios, la presencia de un administrador de fincas es muy recomendable en el día a día de una vecindad. Sus tareas se establecen en el artículo 20 de la LPH y son las siguientes:

1. Velar por el buen estado de la casa, sus instalaciones y servicios, haciendo a estos efectos las oportunas advertencias y apercibimientos.
2. Preparar con antelación y someter a la junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos.
3. Atender a la conservación y entretenimiento de la casa, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al presidente o, en su caso, a los propietarios.
4. Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras, efectuar los pagos y realizar los cobros.
5. Actuar, en su caso, como secretario de la junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.
6. Todas las demás atribuciones que se confieran por la junta.

El rol del Administrador de Fincas excede a sus tareas puntuales en las reuniones, aportando una visión objetiva y profesional que repercute positivamente en la calidad de vida de todos.

Si bien su presencia no es imprescindible durante las asambleas, su desempeño sí es fundamental para el equilibrio de cualquier comunidad.