La tarea del encargado de la comunidad implica una gran carga de trabajo y responsabilidades. Entre las funciones de un administrador de fincas está el tener al día las cuentas de todo el edificio, asegurarse del correcto mantenimiento de los espacios comunes y controlar que se cumplan todas las normativas estatales y autonómicas.
Pero existen otras actividades a cargo del administrador de fincas que todos los propietarios de una comunidad deberían conocer. De esta manera, los vecinos podrán valorar su labor y estar al tanto de las obligaciones que acarrea este puesto.
El administrador de fincas y sus funciones
El rol de un administrador de fincas está estipulado en el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal, que regula el ordenamiento de comunidades y edificios de viviendas a nivel estatal.
Según esta normativa, las cinco funciones básicas del administrador de fincas son:
1- Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, y hacer las oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares.
Dentro de este apartado se encuentra el control de todo el inmueble, de que cada integrante de la comunidad respete unas normas básicas de convivencia y de que tenga sus pagos al día. Una de sus tareas es informar a los vecinos sobre las ventajas de contar con un seguro de comunidad para afrontar imprevistos.
2 – Preparar con la debida antelación y someter a la junta el plan de gastos, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos.
En otras palabras, confeccionar un presupuesto que contenga todos los gastos previstos para un determinado periodo y la manera en que van a ser afrontados: mediante el cobro de gastos comunes, derramas, etc.
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3 – Atender a la conservación del inmueble, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes y dando inmediata cuenta de ellas al presidente o, en su caso, a los propietarios.
4 – Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y los cobros que sean procedentes.
Ambos puntos se refieren a la necesidad del administrador de preocuparse por el mantenimiento de las instalaciones y de los espacios comunes. Además, deberá buscar la forma más eficiente de reparar o de acondicionar un daño como una fuga de agua, un acto de vandalismo o un siniestro.
Este punto también incluye las relaciones con proveedores externos de servicios o empleados propios de la finca, como jardineros, electricistas o personal de limpieza y mantenimiento.
5 – Actuar, en su caso, como secretario de la junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad y todas las demás atribuciones que se confieran.
De acuerdo con la ley, una misma persona puede actuar como administrador y secretario si la junta de vecinos así lo acuerda. En este supuesto, está obligado a brindar servicios como los que te detallamos a continuación.
Obligaciones de un administrador de fincas con funciones de secretario
Es frecuente que los administradores asuman también el rol de secretario de la junta de vecinos. En este caso, también estará a cargo de:
- Emitir, en concordancia con el presidente de la junta de vecinos, los documentos que declaran si una vivienda se encuentra al corriente del pago de sus obligaciones con la comunidad o si tiene deudas.
- Certificar mediante firma (junto con la del presidente) la realización de las juntas de vecinos.
- Tener a su cargo el libro de actas que recoge las reuniones de propietarios y conservar todos los documentos relativos a las juntas, convocatorias, comunicaciones y apoderamientos relacionados con la comunidad durante un plazo de 5 años.
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¿Alguien que viva en la comunidad puede ser administrador de esa misma finca?
No todas las personas que viven en un determinado edificio pueden convertirse en administradores. Las condiciones son las siguientes:
1– Tener una titulación que habilite para desempeñarse como administrador de fincas.
2 – Ser una empresa o un asesor de servicios inmobiliarios registrado oficialmente para poder ejercer este rol
Si bien la ley da la posibilidad de que un propietario sea el «administrador», lo más recomendable es contratar los servicios de un profesional. Como has podido ver, la tarea de un administrador de fincas no es un trabajo de medio tiempo y requiere de una formación específica en temas normativos, contables y fiscales.
En este sentido, tu función como propietario y presidente de la comunidad es controlar que se realice este trabajo con rigor y cumpliendo con todo lo que se requiere. De este modo, todos los vecinos podréis vivir mucho más tranquilos.
UN PROPIETARIO ES ABOGADO Y ES EL ADMINISTRDOR DE LA FINCA, TIENE EL DESPACHO EN LA MISMA. PUEDE VOTAR, COBRAR Y TENER EL DESAPACHO EN LA MISMA FINCA PAGANDO LO MISMO QUE LOS PISOS IGUALES AL SUYO. TIENE VARIOS CLIENTES Y PERSONAL A SU CARGO.
La cuota va en función del índice de participación de la vivienda o local, no por el uso.
Buenas tardes, nos hemos encontrado con que nuestro administrador cambió hace varios meses el contrato de suministro de electricidad de la comunidad a otra empresa sin el consentimiento de ningún propietario, ni siquiera la presidenta estaba al tanto.
¿Está entre sus funciones? Él dice que como administrador tiene esa potestad. ¿Es verdad? ¿Es legal?
Gracias
Sí tiene esa potestad, con el objetivo de ahorrar costes a la comunidad, aunque es cierto que la mayoría lo propone en junta para su aprobación. Eso sería lo mas correcto.
Hola,
¿puede un administrador de fincas pagar una reparación o cualquier factura extraordinaria (fuera de los gastos habituales) sin haber informado previamente al presidente de la realización de la reparación (ni haber presentado presupuestos) y de la realización del pago?
Gracias
Si se trata de una reparación de urgencia sí. Sobre todo si es para minimizar las consecuencias, por ejemplo, de una fuga de agua.
Si existen problemas con el portero porque recoge avisos de correos de cartas certificadas sin darnos aviso (es la casa de mi madre, está vacía, vive en una residencia) ¿qué se puede hacer? ¿tiene que mediar el administrador? Gracias
Hola Susana
Debe indicarle al portero que no tiene autorización para recoger correo y enviar un correo al administrador indicándole que hará responsable a la comunidad si el portero no cumple.
Puede un administrador cobrar por extender un certificado de deuda de un inmueble de la comunidad?
Sí Antonio.
Dentro de sus actividades contratadas con la comunidad éste es un servicio extra que se extiende a título particular y no comunitario
Si un comunero no sabe quién es el presidente de la comunidad y cómo contactar con él y le pide al Administrador que se lo diga para resolver un problema con otro comunero, ¿Está obligado a dar esa información al comumero?.
Gracias.
Si se le comunica al administrador que ha habido daños por vandalismo, rotura de un buzón, y se le envía la denuncia pertinente, Cuanto tiempo se entiende que es normal para solucionarlo? Se podría denunciar por dejadez de funciones?
Hola Mari
La aseguradora de la comunidad atenderá el siniestro, el problema puede estar en la demorar del fabricante
Tengo un problema con un local situado dentro de la comunidad de vecinos. Está situado justo debajo de mi casa y lo utilizan como almacén de un bar. El bar abrre de 08:00 de la mañana a 1:00 de la mañana y no dejan de hacer ruido, el trasiego es constante. Ruidos de botellas, de barriles de cerveza, de golpes que suenan como hachazos, de la puerta que en vez de cerrarla, dan portazos…. Vienen los repartidores y directamente descargan la mercancía en el local. En fin es insoportable y no se hasta que punto es legal ese local. Lo he consultado con el administrador de mi comunidad y no hace nada y yo me estoy volviendo loca de tanto ruido.
Si no alcanza los decibelios no hay nada que hacer, salvo que realice inversión usted en su vivienda aislándola mejor del ruido. Al final las personas acaban cambiando las ventanas por unas con mejor aislante del ruido e incluso insonorizando la vivienda
En un parking habilitado para aparcar, dependiente dr una sociedad deportiva privada, la cusl queda frente a nuestro bloque de viviendas, quieren elevar pisos, lo que ocasionara falta de luz y vistas. Que deberiamos proceder. Gracias
Hola Ana Belén
Debe dirigirse al Ayuntamienti para ver si cumple con la normativa. Independientemente mi consejo es que hablen con un abogado especializado en derecho urbanístico y administrativo.
Buenas tardes con las pasadas lluvias tengo humedades en dormitorio (caída d talla)todo lleno de moho y en el techo y paredes y en la pared del salón,es el último piso todo esto viene de la terraza comunitaria,quien paga todos los desperfectos? La comunidad dice q la terraza ahora no pueden arreglarla el seguro de la comunidad q no se hace cargo y mi seguro aún no me a contestado,lo tengo q pagar yo?
La comunidad tiene la obligación de reparar la terraza ya y el seguro de la comunidad si cubre la responsabilidad civil por filtraciones de agua de lluvia, también le pagará a usted los daños o en su defecto lo hará su seguro de hogar y. Luego reclamará el pago a la comunidad o su seguro.
Quedamos a su disposición
Cuando en una comunidad se aprueba una obra en junta, ¿quien es el responsable de verificar que todo ha quedado correcto para proceder al pago? ¿El administrador de fincas o el presidente?
Ambos tienen la responsabilidad por los cargos que ejercen
Buenos dias.
Soy el propietario del último piso de una finca y al piso inferior al mio se le filtra agua cuando llueve con intensidad. El origen de la filtración parece ser en la junta de dilatación de la terraza. ¿Quién es responsable y debe hacerse cargo de los gastos de reparación del daño del vecino y de los mios?
Gracias
Si la filtración proviene de un fallo en la impermeabilización la comunidad debe asumir la reparación y el seguro, a no ser que lo excluya, la indemnización a los perjudicados. SI el seguro de la comunidad de propietarios no lo asume deberá hacerlo la comunidad de sus fondos
Hola buenas, la administradora de mi finca hace lo siguiente :
– no contesta los emails, dice que si, pero no se a quien le responde,
– le pides que te explique de donde sale unas comisiones del Banco Santander y te responde y te dice que eso se aprobó en la junta ordinaria y ya.
– no te facilita el número de ningún vecino, ( tuvo mi vecino un atranque y era urgente) dice que ella se ponía en contacto con el.
– El pides el número de teléfono o contacto del presidente por una duda y no te lo facilita ( creo que tiene miedo de que le quiten el puesto)
– se tiene que comunicar conmigo por emails y como no me quiere responder los emails me manda las últimas actas ( 2 meses más tarde) por correo ordinario, gastando en sellos sin necesidad sólo porque no me quiere responder, y para colmo la carta me llega 10 días tarde, código postal erróneo, y más erratas, felicito a los de Correos la verdad.
25 años en la comunidad y no ha aprendido a mandar una carta, después su hijo es el abogado de la comunidad , claro ella manda las cartas con errores en la dirección no llegan a los vecinos y el hijo le reclama a los propietarios 😂
Que se puede hacer en este caso a parte de intentar quitarla de su puesto?
Hola Juan
Convoque junta extraordinaria con el apoyo al menos del 25% de los propietarios y coeficientes de participación en el que el orden del dia sea la renovación de cargos y propuesta de nueva administración de fincas. No tiene porque conocerlo la administradora de fincas
Tengo un conflicto con una de las administradoras de la finca. El recinto tiene piscina, y yo trabajo en un local del edificio. El año pasado cuando nos trasladamos a este sitio, tuvimos conflicto con los aires que pusimos actualizados y según la ley, pero parece ser que alguien se quejó, hicieron una denuncia y nos dieron la razón (además se hizo con un ingeniero y nos informamos de como debían ponerse los nuevos, y en el estatuto pone que los locales pueden tener aire etc.). También pone que tenemos derecho al uso de la piscina, pero esta administradora que está picada porque nos dieron la razón, no quiere darnos las pulseras para hacer uso de ellas, cuando el propietario toda la vida a tenido acceso a ella. Según ella en la cuota de la comunidad no se imputa al local los gastos de la piscina, pero si en el estatuto pone que lo locales tienen derecho ¿podemos hacer uso de ella?Ella sabe que siempre se ha usado la piscina con el dueño del local, y el año pasado también, porque el dueño fue a buscar las pulseras que dan para tener acceso.
Hola Helena
SI usted es propietaria del local podrá hacer uso de la piscina si lo aprueban los estatutos y pagan los gastos inerentes al mantenimiento de ésta. Si lo lo hacen reclame el incremento en su cuota de comunidad para su uso
Hola, puede el administrador desentenderse de las propuestas votadas y dejar hacer al presidente que haga lo que crea conveniente, aunque no sea lo votado. Por ejemplo, votamos el cambio de una puerta con su correspondiente derrama y en vez de eso van hacer un arreglo a lo que ya tenemos.
Muchas gracias
Tanto administrador como presidente de la comunidad deben cumplir con los acuerdos acordados en junta
Buenas noches, nuestro portal paga la cuota trimestralmente pero llevamos unos meses que nos dicen que hay que adelantarla porque no hay dinero en la caja, pero en el mes de mayo hemos pagado lo del trimestre de julio, el mes de junio lo del trimestre de octubre y ahora el 26 de julio nos dicen que hay que hacer una derrama como la cuota trimestral porque no hay dinero. Hablas con ellos y te dicen que no hay dinero pero no hemos hecho nada en el portal para derrama. Entre el mes de mayo y junio se ha pagado 3350 euros y solo ha habido gastos de ascensor,agua ,luz y limpieza lo básico. Nosotros no sabemos dónde va ese dinero, como podemos actuar? Ellos pueden decidir el adelanto de las cuotas?
Hola María
No, salvo que se acuerde en junta y además no debe realizarse como adelanto sino como una derrama con aumento de la cuota.
Exija copia de la junta donde se tomaron esos acuerdos
Buenas tardes,
Les agradecería muchísimo si pudieran responderme la siguiente consulta: ¿es labor del administrador de una comunidad de propietarios acudir a abrir la puerta y atender presencialmente a los reparadores que deban acudir a la comunidad en cuestión por labores de mantenimiento o siniestros?
Mi experiencia profesional y mi sentido común me dicen que no, pero un vecino me lo discute y cuestiona el trabajo del administrador, argumentando que según la Ley de Propiedad Horizontal, en su artículo 20, se establece que debe «Atender a la conservación y entretenimiento de la casa, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al presidente o, en su caso, a los propietarios».
Muchísimas gracias de antemano por su respuesta.
Hola Rebeca
El presidente de la comunidad confunde la labor de un administrador/a de fincas con la de un conserje o un portero.
Ese artículo bien a las claras de que deberá atender en cuanto a prestar su servicio de gestor. Quienes deben de estar dispuestos son portero o conserje por indicaciones de sus pagadores y el presidente, vicepresidente. Y cuando ocurre en un domicilio particular el propietario de éste o su inquilino.
Soy propietaria de una plaza de garaje en un edificio distinto al mío,
El suelo de la planta destinada a garaje está levantada y deteriorada, pido que me comuniquen la fecha de la reunión, me niega la oportunidad de asistir, (dice que los propietarios de los garajes no pueden asistir)al final lo pido por escrito mediante carta certificada y con acuse de recibo; al final consigo que me citen a dicha reunión y me lo hacen saber mediante una carta certificada.
Por eso , quieren que los gastos de esta comunicación que ellos me han mandado comunicándome día y hora , y otros, sea pagada por mi, así como el dinero de bus para ir a recogerla, quieren que lo pague YO.
Según tengo entendido a los propietarios que no viven en el edificio están obligados a comunicarles por escrito SIN COSTE a su cargo???
Hola Purificación
Ese coste debe asumirlo la Comunidad con sus fondos propios. No usted
Buenas tardes, después de mucho leer y buscar y volver a leer sigo sin saber exactamente qué hace un administrador de fincas para cobrar mensualmente 4’75€+iva por propietario. Custodia el libro de ACTAS ?, Contabilidad?- no es obligatoria para una CP-, el velar por el buen funcionamiento del …, pero si ni pisan el edificio, como mucho mandan una empresa multiservicios cuando hay una avería y después pagan cualquier factura que lleve el iva bien calculado, sea del importe que sea por el concepto que sea (y no es este, es en general, todos los administradores con los que he tropezado hacen lo mismo)
¿ Me puede explicar, realmente, qué hace un administrador de fincas ?, pero la realidad, no la teoría.
Gracias.
Hola Julian
Hay funciones poco vistosas como la de atender las quejas u solicitudes de los propietarios, dar traslados al mediador de seguros de los siniestros que ocurran, presentar impuestos, comparar los presupuestos ordinarios con cierta frecuencia buscando la eficiencia en el gasto. Y estar formado e informado sobre la legislación civil, fiscal y laboral que pueda afectar a la comunidad