La tarea del encargado de la comunidad implica una gran carga de trabajo y responsabilidades. Entre las funciones de un administrador de fincas está el tener al día las cuentas de todo el edificio, asegurarse del correcto mantenimiento de los espacios comunes y controlar que se cumplan todas las normativas estatales y autonómicas.
Pero existen otras actividades a cargo del administrador de fincas que todos los propietarios de una comunidad deberían conocer. De esta manera, los vecinos podrán valorar su labor y estar al tanto de las obligaciones que acarrea este puesto.
El administrador de fincas y sus funciones
El rol de un administrador de fincas está estipulado en el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal, que regula el ordenamiento de comunidades y edificios de viviendas a nivel estatal.
Según esta normativa, las cinco funciones básicas del administrador de fincas son:
1- Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, y hacer las oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares.
Dentro de este apartado se encuentra el control de todo el inmueble, de que cada integrante de la comunidad respete unas normas básicas de convivencia y de que tenga sus pagos al día. Una de sus tareas es informar a los vecinos sobre las ventajas de contar con un seguro de comunidad para afrontar imprevistos.
2 – Preparar con la debida antelación y someter a la junta el plan de gastos, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos.
En otras palabras, confeccionar un presupuesto que contenga todos los gastos previstos para un determinado periodo y la manera en que van a ser afrontados: mediante el cobro de gastos comunes, derramas, etc.
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3 – Atender a la conservación del inmueble, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes y dando inmediata cuenta de ellas al presidente o, en su caso, a los propietarios.
4 – Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y los cobros que sean procedentes.
Ambos puntos se refieren a la necesidad del administrador de preocuparse por el mantenimiento de las instalaciones y de los espacios comunes. Además, deberá buscar la forma más eficiente de reparar o de acondicionar un daño como una fuga de agua, un acto de vandalismo o un siniestro.
Este punto también incluye las relaciones con proveedores externos de servicios o empleados propios de la finca, como jardineros, electricistas o personal de limpieza y mantenimiento.
5 – Actuar, en su caso, como secretario de la junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad y todas las demás atribuciones que se confieran.
De acuerdo con la ley, una misma persona puede actuar como administrador y secretario si la junta de vecinos así lo acuerda. En este supuesto, está obligado a brindar servicios como los que te detallamos a continuación.
Obligaciones de un administrador de fincas con funciones de secretario
Es frecuente que los administradores asuman también el rol de secretario de la junta de vecinos. En este caso, también estará a cargo de:
- Emitir, en concordancia con el presidente de la junta de vecinos, los documentos que declaran si una vivienda se encuentra al corriente del pago de sus obligaciones con la comunidad o si tiene deudas.
- Certificar mediante firma (junto con la del presidente) la realización de las juntas de vecinos.
- Tener a su cargo el libro de actas que recoge las reuniones de propietarios y conservar todos los documentos relativos a las juntas, convocatorias, comunicaciones y apoderamientos relacionados con la comunidad durante un plazo de 5 años.
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¿Alguien que viva en la comunidad puede ser administrador de esa misma finca?
No todas las personas que viven en un determinado edificio pueden convertirse en administradores. Las condiciones son las siguientes:
1– Tener una titulación que habilite para desempeñarse como administrador de fincas.
2 – Ser una empresa o un asesor de servicios inmobiliarios registrado oficialmente para poder ejercer este rol
Si bien la ley da la posibilidad de que un propietario sea el «administrador», lo más recomendable es contratar los servicios de un profesional. Como has podido ver, la tarea de un administrador de fincas no es un trabajo de medio tiempo y requiere de una formación específica en temas normativos, contables y fiscales.
En este sentido, tu función como propietario y presidente de la comunidad es controlar que se realice este trabajo con rigor y cumpliendo con todo lo que se requiere. De este modo, todos los vecinos podréis vivir mucho más tranquilos.
